ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o tom, jak společnost LU-MI servis s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami nabízeného zboží na internetových stránkách www.greendrop.cz v rámci provozovaného e-shopu, při reklamacích a při realizaci našich dodavatelsko-odběratelských vztahů. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“), které nabývá účinnosti dne 25. 5. 2018.

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší obchodní činností, poptávkami, objednávkami a dodávkami našeho zboží a stanoveným účelem zpracování. Naše produkty nabízíme námi provozovaném e-shopu na internetové stránce www.greendrop.cz (provozovatelem internetových stránek je však společnost namu42 s.r.o.)

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetové stránce.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti LU-MI servis s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Společnost: LU-MI servis s.r.o., se sídlem: Průmyslová 455/17, Lačnov, 568 02 Svitavy, IČ: 28800109, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 28104 (dále jen „Společnost“). Společnost je provozovatelem e-shopu na stránkách www.greendrop.cz.

Kontaktní osoba: Kateřina Vašátková, e-mail: info@lumiservis.cz, tel.: +420 731 937 199.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby a řádně vám doručit objednané zboží či reagovat na vaši poptávku po zboží a abychom mohli plnit potřebné dodavatelsko-odběratelské smluvní vztahy. Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1. Nákup nabízeného zboží

Identifikační a kontaktní údaje

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme, patří ty, které nám sami poskytnete některým z těchto způsobů:

v rámci objednávkového formuláře umístěného na našich stránkách
prostřednictvím elektronické pošty (e-mailem);
telefonicky;
písemnou objednávkou doručenou poskytovatelem poštovních služeb na adresu našeho sídla;
osobně v naší provozovně.

Konkrétně zpracováváme pro účely nákupu nabízeného zboží v e-shopu na www.greendrop.cz (nemusíte se registrovat, abyste mohli nakoupit) tyto typy osobních údajů:

jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
e-mail a telefon;
IČO v případě fyzické podnikající osoby;
údaje o obsahu nákupu a provedených platbách;
údaj o čísle bankovního účtu (platební kartě) v případě on-line zaslání platby za zboží, které slouží výlučně pro účely ztotožnění přijaté platby a objednaného zboží a po provedení ztotožnění již není tento údaj využíván.

Tyto údaje jsou součástí každé objednávky (tedy uzavřené kupní smlouvy) a potřebujeme je pro možnost zpracování vaší objednávky, zaslání potvrzení o učiněné objednávce, zaslání informace o plánované době doručení zboží a komunikaci s vámi v průběhu vlastního procesu doručování objednaného zboží. Bez jejich poskytnutí bychom vám nemohli zboží dodat.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem zboží či poptávkami po zboží, jako např. dodatečné požadavky k objednanému zboží, vyřizování vašich poptávek po určitém zboží, připomínky k poskytovaným službám, komunikace o doručení objednaného zboží, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
e-mail a telefon;
IČO v případě fyzické podnikající osoby;
číslo vašeho bankovního účtu (při reklamaci, pokud nárokujete vrácení peněz či při odstoupení od smlouvy).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

vyřizování vašich požadavků při nákupu zboží, vyřizování reklamací, odstoupení od smlouvy - tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);
vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o nákup zboží (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené zboží, o případných vrácených kupních cenách při oprávněných reklamacích či odstoupení od smlouvy), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší Společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. V této souvislosti zpracováváme základní identifikační údaje (jméno, příjmení, místo podnikání, IČO příp. DIČ u podnikající fyzické osoby, e-mailový kontakt), údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, a údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU.

Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.2. Marketingová komunikace

Naše společnost nezasílá svým zákazníkům žádná obchodní sdělení ani nerealizuje žádné činnosti marketingového charakteru, pro které by byl nutný souhlas subjektu osobních údajů.

2.3. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. s dopravci, poskytovateli nájemních prostor, externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem, advokátem apod.). Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty kontaktní údaje např. jako e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), který bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním. V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

2.4. Soubory cookies

Při používání našich stránek www.greendrop.cz může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Podrobné informace o cookies a dalších technologiích sledování používaných na našich webových stránkách naleznete v Informacích o souborech cookies. V těchto Informacích o souborech cookies naleznete informace o tom, jak soubory cookies a technologie sledování odmítnout.

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?

Společnost zpracovává osobní údaje po minimální dobu, po kterou je povinna osobní údaje zpracovávat.

Osobní údaje zákazníků a dodavatelů

Osobní údaje našich zákazníků a dodavatelů zpracováváme po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů. Tj. v případě uzavření kupní smlouvy budeme vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než uplyne lhůta pro uplatnění práv z vad zboží. Pokud jste si zboží objednali telefonicky, můžeme uchováváme telefonický záznam rovněž do doby uplynutí lhůty pro uplatnění práv z vad zboží, neboť v tomto případě je důkazem o uzavření kupní smlouvy obsah telefonického hovoru.

Údaje o poskytnutých platebních údajích (číslo bankovního účtu) uchováváme po dobu 5 let ode dne uzavření kupní smlouvy.

Po uplynutí této lhůty budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněné reklamace) či jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností apod.).

Osobní údaje ostatní

Účetní údaje (faktury) Společnost v souladu s ust. § 31 zákona č. 593/1991 Sb., o účetnictví uchovává po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají (to znamená, pokud nakoupíte zboží v průběhu roku 2022, musí být faktura uchována do konce roku 2027). Správce má také povinnost vyplývající z § 47 zákona o správě daní a poplatků (č. 337/1992 Sb.) uchovat fakturu po dobu 3 let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost související s fakturou (to znamená, pokud nakoupíte zboží v průběhu roku 2022, musí být faktura pro účely daňového řízení uchována do konce roku 2025). Faktura obsahuje následující osobní údaje: jméno, příjmení, dodací a fakturační adresu a případně IČO.

Kupující bere rovněž na vědomí, že správce má dle § 35 zákona o dani z přidané hodnoty (č. 235/2004 Sb.), povinnost uschovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo Daňový doklad obsahuje následující osobní údaje: jméno, příjmení, dodací a fakturační adresu a případně IČO.

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi při vyřizování objednávek nebo v souvislosti s vaší činností související s realizací objednávek zboží.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako zejména:

smluvnímu dopravci, kterého si kupující zvolí v objednávkovém formuláři, za účelem dodání zboží, přičemž údaje budou poskytnuty v následujícím rozsahu: jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefonní číslo, údaj o číslu platební karty, budete-li hradit kupní cenu za zboží dle své volby dopravci při převzetí zboží prostřednictvím platební karty;
poskytovatel zajišťující provoz e-shopu z hlediska IT (společnost Digital One se sídlem v ČR),
poskytovatel platební brány (ČSOB banka a.s.).

Dalšími externími subjekty mohu být poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb apod. V takovém případě jsou s těmito subjekty – pokud mají postavení zpracovatelů osobních údajů - uzavřeny smluvní vztahy, který smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, Česká obchodní inspekce, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených. Společnost vám poskytne bezplatně kromě první kopie zpracovávaných osobních údajů také bezplatnou druhou kopii, pokud o ní požádáte.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti viz bod 1 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu. Budeme vás informovat o přijatých opatřeních do 15 dnů od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do 15 dnů) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady (s výjimkou žádosti o druhou kopii v případě uplatnění práva na přístup k osobním údajům) nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.